1）采访前的素材准备

 

公关人在接受采访要求前，需要综合电视节目类型、节目风格、频道重要性、媒体受众、新闻报道倾向性，以及记者采访风格、采访方式、工作习惯、报道案例、对企业的友善程度等因素对此次采访进行综合性评估；再根据具体的评估结果，采取不同的应对方式。

 

在评估效果后，如果接受对方的采访要求，在下一步的沟通交流过程中，应明确记者对于此次采访的主要基调、定位、采访内容、结构以及所需的基本同期声素材，准备简单的采访大纲，并对相关的问题事先准备简要的应对方案。公关人在采访前要提前与记者做好内容方面的充分沟通，整理好符合采访内容要求、时间长短的话术，整理成文打印出来并牢记，一般同一主题的话术需在4—5句话间表达清晰，注意不要重复啰唆。因为一般电视新闻的成片，给予公关人的播出时长大约在1—2分钟的范围内，按照每分钟200字的表达内容计算，不超过500字，受访者说多了反而会增加记者后期编辑的难度。一般来说，前面的150—200字应该做到言简意赅、字字珠玑。

 

即便是在确定了准确采访提纲后，公关人也应在提纲之外准备更多的相关素材，提升稿件的新闻性元素或知识性、服务性内容，以备记者在采访过程中临时兴起或话题延展，但同时也要尽可能控制素材延展的空间，不要过分超出相关的采访主题。这样做不仅可以准确地把握舆论导向，同时也让采访过程更加顺畅，节省双方的时间，照顾到记者后期制作的要求。

 

此外，如公司在全国各地都有公关的情况下，各地公关在收到统一的新闻稿后，需根据当地的实际情况，对稿件进行当地化处理，结合新闻稿件的宣传重点，适当添加当地数据及相关信息，进行重点提炼，突出当地元素，提升当地媒体对稿件的兴趣度。

 

2）采访前的其他准备

 

除了对采访素材作充分的准备，根据媒体需求甄选合适的受访人员也尤为关键，受访人员需要具备一定的专业知识和表达能力，如果外形条件优秀则更好。受访人需要经过内部的系统培训，受访前给予充分的内容支持，公关人要协助其进行受访前的准备和模拟，确保其在受访时的表现出色。此外，需提醒受访者穿着有领的衬衫或T恤，专访或访谈类节目应着正装，可适当佩戴有公司相应标志的小型饰物，首饰和眼镜不宜夸张。

 

对于摄影的背景一般要求简单、清爽，切忌背景过于杂乱，尽量选择可以露出公司LOGO或明显标志的采访地点，一般建议以公司的前台和会议室为主要采访地点。当确定采访地点后，要关注场地及周边因行人、行车、电话、施工等外界因素所可能带来的噪声；如场地周边人员噪声无法避免，应提前告知周边人员，请求其配合保持安静，尽量降低噪声或其他复杂环境对记者及受访人的影响。

 

最后，公关人在预约的采访时间前需保持通讯畅通，将行车路线告知记者，公关人员也必须对公司内部的采访引导路线作好充分妥善的安排，尤其要避免一些敏感场景和信息暴露在镜头面前。

 

3）采访过程中的注意事项

 

对于新闻工作人员来说，一个有优秀外形和表达力的受访者会更受欢迎，而对于公司而言，受访者代表公司形象，自然也需要有好的表现。从客观事实来讲，由于脸型、发型的不同，人的脸会呈现出A、B两面，在采访时可以自行选择合适的站位，或要求摄像拍摄自己比较优秀的A面，当然，仪容仪表整洁、谈吐大方是最基本的行为动作。

 

在采访过程中，受访人应尽量保持身体的稳定，不要随意晃动，也可以适当地加上一些手势或头部动作以增加感染力；脸部表情要自然、放松，保持良好的精气神，眼神聚焦、目光柔和、表情平和等都是值得注意的。在选题内容允许的情况下，略带微笑可以让状态显得更加积极、自信和亲切，但大多数常规采访最好不要微笑，严肃的说话则给人更可信的感觉。在采访的过程中，受访者应尽量保持目光平视，眼睛应与摄像机镜头保持在同一水平高度，目光太高会有目中无人的感觉，目光太低会给人不自信的感觉。

 

受访者的说话技巧尤为重要。首先，语速适中、声调适中是最重要的，说快了别人听不清你在说什么，说慢了影响别人听下去的欲望，还要学会根据不同的受访内容选择不同的语气，如柔和、坚定等等。同时，受访者切记思维要快、话题要准，在接受采访前就要先有一个清晰陈述的脉络，在受访过程中根据内容的长短、采访时间的长短有意识地调节语速和内容，如剩余时间过长可适当对原有内容加入一些补充说明。

 

受访者要注意采访过程中哪些该说，哪些不该说，说该说的，不该说的要忍住，把准备好的资料用说而不是背的方式表达出来。此外，电视的播出内容是给公众看的，公众不是专家，所以受访者要尽量避免使用专业术语，要用公众可以理解的话语来表达专业性的内容，同时，受访应避免诸如“老实说”、“坦率地说”等词组，还应避免如“嗯”、“呃”、“哦”等习惯性的口头禅及语气词。

 

内容表述方面，由于人的注意力往往集中在一段话开始的部分，如开头无法引人入胜则无法再吸引公众，所以应该把要点放在每次回答的开头。需要表述的内容应尽量说清楚、讲完整，避免被断章取义。对于不方便回答的问题或记者突然提出的提纲之外没有准备的话题，可提前准备一些相关的标准话术来应付，巧妙化解尴尬，对于记者的追问，可以使用如“我没有这个权限回答”等话术应变，之后准备好答复再联系记者补充回答。受访者说完所有内容后，注意不要马上离开镜头或者有其他动作，应适当停顿几秒钟，便于记者后期素材的剪辑和成片的完整性。

 

4）采访后

 

采访结束后，公关人员负责送客事宜时，要做到热情礼貌、不卑不亢、专业认真，这会给采访和后期的编辑带来帮助。如遇饭点或有必要的情况下，可适当安排用餐或者茶点。同时，要及时与记者沟通，看是否还有其他内容需要补充。

 

如有相关内容需要补充，在采访结束后可将相关文稿打印好送给记者或及时通过电子邮件传递，方便其加入后期的口播及新闻剪辑；要将受访者的职位、姓名及时告知记者并确认，以防出错；询问是否需要内容和空镜头的补充；还可以提醒记者检查声音和素材有无问题并确认新闻播出时间。

 

如遇到记者不能到公司进行当面采访或只能电话连线的情况，公关人员应提供给记者一张正式的照片，以备播出时作配图使用。

 

最后，公关人员要关注相关新闻的制作及播出，并对相关记者的工作表示肯定和感谢，显示出公司对节目和记者辛勤工作的重视，加深双方间的好感度，为今后的合作夯实基础。