金森教授（Ｃ．Northcote Parkinson）《帕金森定律》一书指出，迫使不称职的上级主管退休的最好方法是让他继续出差。飞机被用作管理工具，这对飞机的作用进行了过高的估计。当然，出差是必要的，但派一名资历较低的人员仍然可以完成任务。资历较浅的人通常喜欢出差，年轻人在酒店睡得很好。年轻人总是更有耐心，所以他们通常比经验丰富但容易疲劳的高级人员更有能力外出工作。

           参加会议也是一个问题。虽然会议上没有别人无法处理的重大事件，但经理们必须参加会议。在文件的初稿出来之前，经理们通常需要几个小时来参与讨论。为了发布研究结果的新闻，研究所必须由主持研究的高级研究人员撰写新闻稿。研究所里的许多人都知道研究的过程。如果新闻稿是由别人写的，它会写得流畅、易于理解，而高级研究人员只能写一些深刻而不可预测的数学公式。总之，管理者确实可以做很多工作，其他人也应该做。

           “授权”这个名词，通常都被人误解了，甚至是被人曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。

           3.另一个浪费时间的因素是管理者可以控制和消除自己。这个因素是管理者在浪费别人的时间。

           这种现象并不明显，但有一个简单的诊断方法：问问你的下属。一个有效的经理知道如何系统地、真诚地问他的下属：请想想我经常做什么浪费你的时间而不产生效果的事情？问这样的问题，问对方敢说真话，是有效经理的特点。

           即使管理者处理的是有效的工作，他们的处理方法仍然可能浪费他人的时间。

           一家大型企业机构的财务经理觉得会议浪费了太多时间。通常，无论讨论如何，他都会通知财务部各单位的所有主管来开会。结果是会议每次都拖得很长时间。出席会议的每一位主管都必须表达自己的意见，以表达他们对问题的关注，但大多数意见与问题无关，会议时间自然会延长。

           直到财务经理真诚地问每个人，他才知道每个人都认为会议太浪费时间了。然而，他认为：每个人在组织中都非常重要，他们应该了解情况。如果会议邀请的人少了，他担心不被邀请的人会觉得他们被忽视了。

           现在财务经理终于找到了两全其美的方法。会前，他通常发出会议通知：我定于周三下午3点，邀请赵钱孙李四军在四楼会议室开会讨论下一年的资本预算。如果您需要了解或愿意参与讨论，请参加。如果我们不能参加，我们将在会议结束后立即提交记录供参考，并希望提供有价值的意见。

           在过去，每次会议都有12人参加，花了整个下午，但现在只有4人参加，一个小时就可以结束，没有人感到被忽视。

           许多管理者意识到什么会浪费他们的时间，但他们不敢面对这个问题。他们害怕因为小事而犯大错误。众所周知，即使有错误，也能很快弥补。如果你能大量减少不必要和非生产性的工作，你的工作会更快。

           美国总统每四年担任一次，每一位新当选的总统一开始都会收到各种各样的邀请。过了一段时间，他会发现自己要做的事情太多了，接受邀请大多对他的有效性没有帮助。因此，他开始拒绝各种邀请，结果被认为是不人道的。因此，他将进行必要的调整，在被剥夺工作的有效性和利用公共场所开展工作之间寻求更合适的妥协。

           事实上，管理者大胆减少不必要的工作永远不会有太大的风险。人们总是有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为很多事情都必须自己做。即使是最有效的经理，也有许多不必要和非生产性的工作。

           大胆减少工作真的会有问题吗？只要你看到一些管理者虽然病得很重，甚至残疾，但仍然能做得很好，你就会知道这种担忧是多余的。

           第二次世界大战期间，罗斯福总统的主要顾问霍普金斯先生就是一个例子。霍普金斯筋疲力尽，每隔几个小时工作一次。因此，他不得不把一切都放在一边，只处理真正重要的工作。但这并没有损害他的有效性。丘吉尔也钦佩他，称赞他是一个天才。美国政府没有人能完成他的任务。

           当然，霍普金斯只是一个特例。但他的故事告诉我们，大胆减少不必要的工作绝对不会损害有效性。

       消除浪费时间的活动

           上述三个诊断问题是处理非生产性和浪费时间的活动。每个知识工作者和管理者都应该问自己这些问题。然而，时间浪费有时是由管理不善和机构缺陷造成的。作为主管，我们也应该同样重视它。管理不善不仅会浪费每个人的时间，也会浪费主管自己的时间。

           1.首先要做的是找出由于缺乏制度或远见而浪费时间的因素。需要注意的是，同样的危机在组织中一次又一次地出现。如果同样的危机发生在第二次，它永远不应该发生在第三次。

           工厂每年的库存危机都属于这一类。这个问题今天可以用电脑解决，比以前更彻底，但也比以前更贵

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