报纸、杂志等纸质媒体采访根据采访类型一般分为常规采访和高层专访两种不同的形式。

 

1）采访类型

 

我们根据纸质媒体采访的重要程度，将纸媒常规采访分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要和不紧急且不重要四大类别。

 

重要并且紧急的常规采访多数会涉及公司层面的消息，如重大人员变动、公司战略层面调整、公司或业务部门的消息核实、负面消息的深入采访等。

 

重要不紧急的采访一般是媒体主动来提交选题的采访，此类采访适用于杂志、周刊等纸质媒体，多以人物、公司、业务为主要采访对象，会以专访的形式对公司高层领导、业务部门管理人员进行当面采访或者电话采访。此类非紧急采访可有充分的准备时间进行采访前的准备及报道前的整理、修改工作。

 

紧急不重要的采访适用于记者提出选题，但与本企业无太大关联或无相关内容的采访。只因记者在承接选题后找不到更多的素材，或在撰写过程中遇到问题、困惑后上门寻求帮助，此类采访一般离截稿时间较近，记者会处于一个比较着急的状态下。

 

不紧急且不重要的采访多为影响力较小的媒体所提出的要求，会出现记者采访不专业的现象，更有甚者，媒体会借助采访名义进行广告方面洽谈。此类情况多数在与记者沟通时就可以试探出来，一般以婉拒的方式回绝记者。

 

2）针对各类采访制定不同方案

 

a．重要且紧急的采访

 

对于重要且紧急的采访，要做到回复时间短、回复内容准确无误。在已准备好相应口径的情况下，要在记者提出相关问题后，就严格按照相关口径告知记者，并保证准确无误。

 

而在记者所提出的相关问题没有对应口径的情况下，要先和记者作详细的沟通，了解采访目的及选题，以及截稿时间。如遇到相熟的记者可在了解情况后进行简单的沟通，并随后将相关情况反馈给相关同事，草拟、审核口径后按口径内容回复。如陌生记者进行采访，首先核实记者身份，了解采访意图，判断相关采访的重要程度，如实告知相关同事以方便组织对外口径，用更加谨慎、严谨的语言来答复记者。

 

b．重要但不紧急的采访

 

对于重要但不紧急的采访，首先要对相关选题作出一定的判断。主要包括以下两个方面：是否合适在这一时间段内接受采访，被采访对象及相关业务部门。在确定这两方面的内容都合适之后，再答复媒体是否可以接受采访，但此类采访在回复媒体时仍要留有余地，不宜完全确认采访，只能以争取的口吻或方式与媒体沟通。

 

在确定可以接受采访后，前期应给予记者更多、更全面的公司整体情况、被采访部门的整体情况及资料，并对采访提纲及主题作进一步建议或修改，在采访前与记者进行充分的沟通与交流，正面引导记者去采访更多有利的内容，此类沟通最好能够面谈。

 

在记者采访过程中做好录音工作，在有能力的情况下将录音转化成文字，一方面方便记者进行采写，另一方面也有助于公关人对采访内容作更多的把控。

 

c．紧急但不重要的采访

 

此类采访是与记者在内容方面建立更深更好关系的契机。在记者出现此类问题时，如能在第一时间帮助记者解决棘手的采访问题，可以更迅速地与媒体建立起更深的信任关系。

 

如了解记者选题的相关内容和情况，可以第一时间与记者直接交流沟通，如遇到与公司无直接关联的问题，多数以个人的方式进行回复更为稳妥，并建议或提示记者以业内专家或匿名的身份进行相关解答。

 

d．采访结束后

 

在采访后，公关人应和记者保持紧密的联系，如遇重大问题或方向上的错误，需及时与记者沟通，将公司相关口径重新传达给记者，在记者稿件刊发后，应第一时间感谢记者的支持。

 

3）纸媒常规采访

 

在纸媒的常规采访中，专访、特别是针对公司高层领导的专访往往占据了很大一部分，在高层专访前，成熟的公关人员往往会先和采访记者见上一面，把专访的背景了解清楚，提醒记者注意哪些敏感的问题是不适合在专访的过程中当面提出的，如果记者想要对此有所了解，可建议记者用事后解答的方式进行，确保该高层专访能够取得良好的效果。

 

4）纸媒突发采访

 

纸媒突发采访的性质与电视、电台的突发采访基本类似，处理方式也可以参照电视、电台突发采访的处理机制，需要公关人员有敏锐的观察能力和应变意识，对于突发性的采访要有足够的反应能力，给出快速的答复，并在记者采访后至截稿前不断更新事件处理进展，以期在刊发后取得较为正面的影响，或减少过多的负面传播，同时要谨防“互联网＋”时代的二次传播所带来的潜在影响。