策不佳。一旦证明你的看法是正确的,你或许还会窃喜,看起来好像是因为董事会不理解才导致你的决定是正确的。而事实上,鉴于你的持续过度营销,他们怎会愿意应对你的挑战呢?
这并不是说,你不应该强调和庆祝好消息。董事会会议应该保持各方面平衡。在董事会会议开始前,最好先说说亮点,然后说说不足。最好再加一张幻灯片来说明特别值得关注的重点问题。这样,董事会就会在关键问题上保持一致,并在下一次开会时关注这些问题的进展情况。
这并不意味着你应该提前表现出对于尚未成熟问题的焦虑,不要老是用杞人忧天来替代过度营销。这中间要有一个舒适的过渡地带。
确保董事会了解情况,以得到他们的帮助、意见和反馈。什么都不知道的董事会是没用的。聪明的董事会不会对坏消息反应过度,而会随着形势变化接受新的想法和策略。
法则78这样安排董事会议程
召开董事会会议没有通用议程。每位首席执行官和董事都应按自身需求决定。但有一些实践经验可供参考。以下是一场为期3小时的董事会会议议程。
1.引言和概述:亮点、不足和今日议程。(15分钟)
设定会议议程和目标。这也是回顾上次会议讨论重点的好时机。
2.绩效状态更新:上次会议以来已经完成的任务。(25分钟)
向董事会汇报关键指标、自上次会议以来及迄今为止的财务情况、工作进度、产品状态等方面的重要信息。将当前业绩与计划和早期预测进行比较,并给出解释。跟进上次会议派下的任务。
3.业务前瞻(25分钟)
持续关注最新预测与年度运营计划的一致性,重点关注调整情况及原因。陈述影响计划的新数据和新情况。讨论业务的未来发展状况,包括产品路线图、招聘计划、融资战略、竞争、销售预测等,提出新计划和为按时完成任务所需采取的整改措施。
4.休息:查看邮件、回电话、上厕所。(15分钟)
认真地执行这一点。如果董事知道有休息时间,他们就不太可能在开会进行时拿起电话或离开房间。要是可行的话休息两次。这样,其余时间董事们会留在会议室并保持专注。当然,休息后他们必须按时返回,这样就不会影响会议进度。
5.深入讨论(60分钟)
(1)讨论当前面临的最紧迫挑战(2~3个为宜)。(30~45分钟)
(2)讨论成功的新机会。(15~30分钟)
6.结论(15分钟)
(1)在所有关键决策和你提议的方向上取得共识。
(2)分配董事会下达的任务和要求,并明确在下次董事会会议召开前应采取的行动。
7.闭门会议(15分钟)
让团队成员离开会议室。一般情况下,首席财务官和涉及法律事务的律师应该留下。但如果接下来的内容对他们来说属于敏感内容,也可以要求他们离开。闭门会议一般涵盖所有公司业务,比如员工股票期权、董事会决议和其他治理项目等均需董事会批准。
8.非公开会议(10分钟)
你需要离开会议室。外部董事会成员将相互讨论悬而未决的问题。反馈由首席董事直接传达给你。
法则79为董事会会议做好充分准备
你应该在会前至少两个工作日发送会议材料,让董事有时间阅读、消化和思考。虽然确保会议时间的合理使用是你的责任,但每位董事也有责任提前审阅材料。通常情况下,董事——尤其是拥有大量投资组合和在众多董事会任职的投资者——经常在开会时才第一次看材料。董事应提前准备好关注议题或增加议题,发送给首席董事或你,以供会上审议。
可以考虑在董事会会议上向每位董事提供一份打印材料,这样他们就不必自己带着,也不必查阅电子版本。书面版本能让每个人的阅读步调保持一致,并确保与会者把注意力集中在会议上,而不是在频繁地收发邮件。
建议董事们带着上次会议所使用的材料,以便他们根据需要进行比较。把不同时期的材料放在一起进行比较可以确保事务连贯,承诺不减,关键项目不被遗漏。更好的做法是在演示材料中按时间顺序以可比较形式报告所有绩效信息,包括关键绩效指标、目标、关键结果和财务报告等,并对趋势和任何偏差内容添加评论。
这听起来可能只是个小问题,但分清主次,区分以下指标很重要。年度运营计划每年编制一次,在每财年开始时需经董事会批准。这是公司的正式记录计划。然后以预测方式定期更新计划,通常是每季度一次,这反映了公司迄今为止的表现及根据新情况对计划的更改。进行更改后,跟踪最初计划仍然很重要。否则制定精确计划的能力就不会随经验增加而提高。只有通过对变化的追根究底,才能真正掌握如何去做计划。
法则80在董事会会议上使用日常管理材料
对于一家亏损和烧钱的企业来说,时间简直就是金钱。因此,你应该使用现成的管理记分卡、演示文稿、关键绩效指标、目标和重要结果等,尽可能少花时间来准备好优质的董事会材料。你和团队每天审阅的材料和每周高管会上的报告都应包含董事会会议的主要内容。如果不包括的话,那说明你做错了。
董事会需要知道你和团队表现如何及面临的难点
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